Plan de movilidad y negociación: claves del travel management

Plan de movilidad y negociación: claves del travel management

Tanto las agencias que se encargan de dar los servicios de travel management como las empresas que disponen de un travel manager in house deben de tener muy en cuenta el plan de movilidad y la negociación con los proveedores.

Plan de movilidad: 

Para conseguir una gestión eficiente en los viajes corporativos se debe establecer una estrategia específica que garantice la seguridad de los trabajadores y que se adapte a las características de la empresa.

Una vez que se fija el objetivo principal que es la seguridad, se traza la estrategia de desplazamientos que pueden incluir todo un conjunto de acciones relativas tanto a los desplazamientos cortos, los desplazamientos en un día, los viajes largos e incluso las políticas específicas para los trabajadores expatriados.

Disponer de un plan de movilidad conlleva grandes ventajas: el trabajador puede conocer todos los detalles y la política de empresa cuando se viaja, se siente respaldado y seguro, disminuye el estrés del viajero ya que perciben el interés de la empresa en su seguridad y su comodidad a la hora de viajar,  se reducen costes para la empresa, y por supuesto se mantienen bajo control cualquier percance o imprevisto que pueda suceder.

Esto va muy ligado con el duty of care, el plan de riesgos que establece la empresa.  Los travel managers tienen también la misión de asegurar que los trabajadores desplazados se sientan seguros y tengan un plan de evacuación o movilidad en caso de alguna emergencia. Debe de constar todo un protocolo de actuación y aplicar de forma correcta todas las medidas adoptadas.

Los planes de riesgo suelen incluir situaciones hipotéticas, y cómo resolverlas, diseñando pasos a seguir para reducir el riesgo así como mejorar el tiempo de actuación.

Negociación con proveedores:

Esta es sin duda una de las habilidades en las que destacan los gestores de viajes: conseguir las mejores tarifas tanto en vuelos, hoteles, alquileres de coche…

Para ello es aconsejable que se tenga un gran conocimiento del mercado y hasta dónde se puede llegar en precios o en las mejoras de las condiciones. Hay que tener en cuenta que muchas veces lo que más encarece un viaje son los gastos adicionales: tener que facturar una maleta por sobrepeso, servicios de pago en el hotel, etc. Hay veces que estos costes deben de estar bien claros con el proveedor para que después no haya sorpresas.

Cuando se negocian grandes volúmenes hay que asegurarse de cerrar el precio final. Muchas veces las tarifas fluctúan según en qué época se viaje, por lo que es clave que se pueda cerrar siempre un precio final sea cual sea el periodo del año en el que se viaje.

Es cierto que además se puede procurar organizar ciertos eventos en temporada baja para conseguir mejores precios.

Como siempre decimos, la planificación y la anticipación son buenas compañeras para los viajes corporativos, si a esto, le añadimos una buena tecnología que nos permita organizarnos y tener todo más controlado, se facilita el día a día tanto de las Travel Manager Companies (TMC`S) como el trabajo de los propios travel managers.