La figura del Travel Manager

La figura del Travel Manager

Hoy por hoy la importancia de la figura del travel manager en una empresa es indiscutible. Su profesionalización se debe a las nuevas necesidades que han ido surgiendo en torno al mundo de los viajes corporativos y es por ello, que hoy vamos a desgranar algunas de las cualidades y los retos a los que se enfrenta la persona responsable de dicha gestión.

El travel manager tiene la misión de gestionar la movilidad de los viajeros de empresa, con seguridad, satisfacción y con las mejores tarifas posibles.  Es un  profesional que se enfrenta a muchos frentes:

  • Seguridad del viajero: Es primordial y más teniendo en cuenta la problemática actual del terrorismo o de los desastres naturales.
  • El control del gasto: Tarea con la que debe de respaldar los intereses de la empresa.
  • Análisis del mercado y negociación con proveedores: Intentar llegar a acuerdos favorables, así como conocer los nuevos players que han entrado en el sector.

Seguridad y protocolos establecidos

Es recomendable desarrollar un protocolo de actuación ante todas las posibles situaciones en las que se pueda ver envuelto el viajero: desde pérdida o robo de documentación, desastres naturales, conflictos, etc. Las multinacionales tienen empresas auditoras de riesgos que precisamente ayudan a medir y desarrollar esos protocolos de protección.  Los viajeros han de disponer de los seguros necesarios para cubrir cualquier problema tanto dentro como fuera del trabajo.

La atención al viajero en todo momento (teniendo en cuenta los diferentes husos horarios), la planificación de todo el itinerario proporcionando todas las comodidades, facilitan la movilidad y dan seguridad al viajero. Gracias a la tecnología se puede llevar a cabo un seguimiento a través de aplicaciones  GPS o de mensajería permiten tener un mayor control de cada viajero.

Control de gasto – Inversión Tecnológica: 

La balanza entre el servicio prestado debe ser coherente con los gastos. Una forma adecuada de llevar un mayor control es unificando todos los procesos en una misma plataforma. Lo que se traduce por herramientas de autorreservas, todas las plataformas que recogen los flujos de aprobación de los viajes, de las reservas, el procesamiento de tickets, creación de notas de gastos, reembolsos y sistemas de reporting. Poder automatizar reservas recurrentes y la mayoría de los procesos automáticos además de costes ahorra muchísimo tiempo.

La política de viajes de la empresa debe cumplirse aunque debe de haber cierta flexibilidad con determinados casos, e intentar  personalizar los casos individualmente, así el viajero siempre se sentirá respaldado.

Análisis del mercado y negociación con proveedores:

Debe existir una relación fluida y un contacto directo con los proveedores. Dependiendo del tipo de cuentas de las que se trate, habrá más o menos margen de negociación. Lo imprescindible es estar siempre al día ya que sólo cuando se compara es cuando se obtienen los mejores precios. La aparición de las economías colaborativas y su posible integración en el sector Business puede suponer un cambio en la organización de los viajes.

El travel manager debe conseguir buenos precios en las tarifas pero también debe evaluar la flexibilidad de cambio de horarios. Ya se sabe que a la hora de viajar pueden suceder numerosos imprevistos y lo lógico sería que se solucionasen rápidamente y sin ningún sobre coste.

Para finalizar podríamos decir que el travel manager debe aunar intereses y ser la persona que intermedie entre la empresa, los proveedores y por supuesto, los viajeros. Y no solo de manera operativa sino que debe tener una visión estratégica.

Fuente: Revista Meet in