¿Cuáles son los retos a los que se enfrenta del Travel Manager?

¿Cuáles son los retos a los que se enfrenta del Travel Manager?

La figura del Travel Manager se hace cada vez más importante y presente en las empresas, sobre todo en aquellas que suelen tener grandes partidas de gasto en viajes de empresa. ¿Cuáles suelen ser los retos que deben cumplir en su día a día?.

Son dos frentes principales donde tienen que poner el foco, por un lado la contención del gasto y por otro, la incorporación de nuevas tecnologías para promover la búsqueda de la eficiencia en los procesos de organización.

¿Cómo disminuir el gasto? 

Lo primero es concienciar sobre qué acciones requieren un viaje y cuáles se pueden resolver a través de una video-llamada. En ocasiones viajar no está justificado, no solo por el coste que implica, sino que además, el tiempo utilizado en movilizar a uno de los empleados no compensa con la finalidad obtenida, ¿cuántas veces se ha invertido más tiempo en el traslado que en la propia reunión? Habría que plantearse si realmente es necesario esa presencia o se puede solventar con una video-conferencia.

Otro punto importante que trabajan los travel managers son las negociaciones con los proveedores para conseguir las mejores tarifas. Actualmente suelen tener problemas con los precios dinámicos de hoteles y su incremento de precio de la estancia o, por ejemplo, el tren y su monopolio por parte de Renfe que suelen imponer los precios en función del volumen.

De hecho, un punto fundamental es negociar cada cierto tiempo, el llamado “continuous sourcing”, ya que en el intervalo de un año, no solo pueden cambiar los precios de los hoteles por ejemplo, sino que también pueden cambiar las necesidades de las empresas.

Incorporación de nuevas tecnologías

Mucho se habla de las self booking tool como las herramientas definitivas para incorporar en el business travel. Lo cierto es que estas herramientas de autorreservas se convierten en un recurso tecnológico que puede utilizar el propio viajero y que ahorra mucho tiempo de trabajo para el travel manager.  Poder incluir la política de viajes, las autorizaciones, elegir la mejor tarifa disponible, que incluya las diferentes alternativas de viaje y poder elegir diferentes agencias de viaje para la contratación de los viajes incrementan la rentabilidad de las empresas .

Gracias a la tecnología se resuelve también otra de las preocupaciones que suelen tener los travel managers en torno a la seguridad de los viajeros. A través de los mapas de geolocalización que integran las herramientas de autorreservas se puede localizar a todos los desplazados e incluso generar alertas en el caso de que ocurra algún imprevisto, así como activar protocolos de seguridad.